Sous l’autorité du Coordinateur Pastorale, le Chargé du Secrétariat a pour attributions de :

1. Organiser et exécuter les activités du secrétariat de la coordination pastorale
2. Recevoir soigneusement et attentivement les visiteurs, les invités et les partenaires ; les aider dans leurs besoins respectifs et les orienter dans les différents services ;
3. Traiter et orienter les doléances des clients et en cas de nécessité documenter l’entretien ;
4. Développer, proposer et gérer des stratégies pour améliorer la qualité de la prestation des services
5. Proposer à son supérieur hiérarchique des stratégies pour corriger les problèmes qui ont été identifiés ;
6. Recevoir, enregistrer et orienter des correspondances entrantes dans tous les services ;
7. Recevoir, enregistrer et assurer l’expédition des courriers sortants ;
8. Tenir le registre de suivi du courrier orienté dans les services (faire signer celui qui a reçu le courrier pour le traiter et lui-même signer pour le retour du courrier pour classement) ;
9. Assurer le circuit de la correspondance interne ;
10. Maintenir l’ordre et un classement des correspondances et courriers de tous les services ;
11. S’assurer que les décharges pour les courriers importants ont été déposées par leurs bénéficiaires ;
12. Collecter régulièrement et rassembler tous documents (écrits, photos, films, …) de tous les services afin de constituer des archives du diocèse ;
13. Développer et exécuter un plan de classement pour une conservation durable des dossiers du diocèse ;
14. Assurer la sécurité et la propreté des dossiers du diocèse.
15. Recevoir et transmettre à la comptabilité centrale les documents de demande de fonds comme avance d’activité ou paiement (termes de référence, les réquisitions etc.) des services et commissions.