Sous l’autorité du Chancelier, le Chargé de la réception, secrétariat et archive à l’Evêché a pour attributions de :
Réception
Recevoir soigneusement et attentivement les visiteurs, les invités et les partenaires ; les aider dans leurs besoins respectifs et les orienter dans les différents services ;
Traiter et orienter les doléances des clients et en cas de nécessité documenter l’entretien ;
Développer, proposer et gérer des stratégies pour améliorer la qualité de la prestation des services ;
Proposer à son supérieur hiérarchique des stratégies pour corriger les problèmes qui ont été identifiés ;
Recevoir, enregistrer et orienter des correspondances entrantes dans tous les services de l’évêché ;
Recevoir, enregistrer et assurer l’expédition des courriers sortants ;
Tenir le registre de suivi du courrier orienté dans les services (faire signer celui qui a reçu le courrier pour le traiter) ;
Travailler en collaboration avec la chancellerie et le secrétariat de l’Evêque ;
Secrétariat de l’Evêque
Organiser et exécuter les activités du secrétariat de l’Evêque ;
Recevoir soigneusement et attentivement les visiteurs, les invités de l’Evêque ;
Se renseigner sur les rendez-vous de l’Evêque et en faire le suivi ;
Acheminer les doléances des clients chez l’Evêque ;
Recevoir, enregistrer des correspondances entrantes et sortantes de l’Evêque ;
Recevoir, enregistrer et assurer l’expédition des courriers sortants de l’Evêque;
Tenir le registre de suivi du courrier orienté par l’Evêque (faire signer celui qui a reçu le courrier pour le traiter) ;
Travailler en collaboration avec la chancellerie et la réception ;
Maintenir l’ordre et un classement des correspondances et courriers de l’Evêque ;
Assurer la sécurité et la propreté des dossiers de l’Evêque.
